Hoe omgaan met wanbetalers?

Om cashflowproblemen te vermijden is een strikte opvolging van uitgaande facturen essentieel. In dit artikel geven we enkele tips om daadkrachtig maar beleefd om te gaan met wanbetalers.

Het eerste wapen in uw arsenaal om laattijdige betalingen te vermijden is de betalingsherinnering. Die kunt u (automatisch) versturen de dag na de vervaldatum van uw uitgaande facturen. Zo geeft u een duidelijk signaal dat u uw administratie nauwgezet opvolgt.

De toon van uw brief of e-mail is duidelijk maar vriendelijk. Houd er steeds rekening mee dat er mogelijk een vergissing in het spel is (“Wellicht is de factuur aan uw aandacht ontsnapt”). Sluit af met de expliciete vraag het openstaande bedrag binnen de zeven werkdagen te betalen.

Belangrijk, geef ook aan wat er gebeurt indien de extra termijn wordt overschreden en verwijs daarbij naar uw algemene voorwaarden als u administratieve kosten en/of intresten gaat aanrekenen.

Neem telefonisch contact

Heeft uw klant nog altijd niet betaald drie dagen na uw eerste rappel? Bel hem of haar dan even op. Uiteraard blijft u ook aan de telefoon vriendelijk, maar zeg wel duidelijk dat het in uw beider belang is dat het bedrag snel wordt overgemaakt.

Sluit het telefoongesprek positief af. Spreek uw verwachtingen uit voor de toekomst en laat eventueel ruimte voor vragen. Na uw telefoongesprek zet u de gemaakte afspraken op mail of in een aangetekende brief.

Tweede aanmaning en gerechtelijke stappen

Haalt ook dat niets uit? Dan stuurt u een tweede en eventuele derde schriftelijke aanmaning. Vermeld steevast de gevolgen van de laattijdige betaling en reken in de factuur de bijkomende administratieve kosten aan. In uw laatste aanmaningsbrief zegt u dat dit de laatste waarschuwing is en dat u daarna een incassobureau of uw advocaat zult inschakelen. De dubieuze debiteur draait in dat geval op voor alle achterstallige facturen (plus intresten) én de gerechtskosten.


Als een werknemer kosten maken in opdracht van, of ten voordele van zijn werkgever, dan zal de werkgever die kosten in principe terugbetalen. Dergelijke betalingen zijn 'kosten eigen aan de werkgever'. Ze zijn niet belastbaar in hoofde van de werknemer en zijn gewoon aftrekbaar in hoofde van de werkgever. In principe moet de werknemer de echtheid en het bedrag van de uitgave bewijzen, maar er bestaan uitzonderingen, zoals voor verblijfskosten.

Ondernemen is risicoís nemen. Tegelijk kunnen allerlei onverwachte gebeurtenissen opduiken terwijl u en uw medewerkers aan de slag zijn. Daarom is het verstandig om voor de nodige verzekeringen te zorgen. Sommige verzekeringen zijn verplicht, andere worden sterk aangeraden.

Op 15 februari 2023 trad een nieuwe regeling in werking die ondernemingen met meer dan 50 werknemers verplicht om een procedure, meldkanaal en opvolging in te richten waarmee werknemers bepaalde inbreuken op (Europese) regelgeving in een professionele context kunnen melden. Wat houdt deze regeling precies in?

We gebruiken cookies om uw taalvoorkeur bij te houden en surfervaring op deze website gemakkelijker te maken. Meer weten[OK]